Статьи

Я не робот: что можно автоматизировать в HR

Автоматизацией рутинных процессов в 2018 году никого не удивишь. Сегодня компании предлагают необычные технологичные решения, которым можно позавидовать. Мы узнали, что есть в мобильном приложении для сотрудников в компании EGM, виртуальной академии МТС и боте-помощнике от КРОК. Подробнее об этих и других проектах можно узнать на Весенней конференции HeadHunter.
1 марта 2018
Я не робот: что можно автоматизировать в HR

Мобильное приложение для сотрудников в EGM

Digital Office(DO) — мобильное приложение для сотрудников. Позволяет учиться онлайн, узнавать о событиях и новостях компании, получать оценку эффективности достижения KPI от руководителя, проходить оценку по компетенциям (в приложении есть функционал постановки целей — KPI, он доступен для редактирования руководителю сотрудника), обмениваться опытом о ведении проектов с сотрудниками других подразделений.

Мария Гущина, Senior HR manager, EGM

Приложение автоматизирует все HR-процессы и является единым информационным пространством для всех сотрудников. Оно помогает новым людям быстрее проходить момент адаптации, а текущим сотрудникам — обучаться, когда и где им удобно, отслеживать свой прогресс по бизнес-целям.

Все основные этапы четко описаны в приложении: постановка и отслеживание выполнения целей (KPI) — компании и индивидуальных, оценка компетенций, обратная связь «руководитель — сотрудник», индивидуальный план развития, дистанционное обучение, опрос мнения сотрудников, последние новости компании.

Я не только пользуюсь приложением, но и постоянно тестирую новый функционал. Наше приложение — это очень удобно. У тебя всегда все под рукой. Если раньше, чтобы найти какие-то контакты, нужно было иметь доступ к базе, где-то в общей папке найти нужную информацию или даже запрашивать у секретаря. А теперь, как в мессенджере, все под рукой. Каждый сотрудник в любой момент на связи.

Вся лента новостей перед глазами — это улучшает информируемость. Раньше рассылка с каким-то важным сообщением могла потеряться в почте, например.

Также удобно организовывать обучение, особенно для новых сотрудников. Все адаптационные тренинги в одном пакете — их можно просмотреть в любое удобное время, пройти тест. Мы давно хотели перейти на e-learning (электронное обучение), потому что специфика нашего бизнеса предполагает некоторую спонтанность и частое погружение в проект где-то «в полях» — сотрудника физически нет в офисе. Важно было дать возможность учиться тогда, когда удобно, не привязываясь к конкретным датам тренингов. Поэтому онлайн-обучение было самым лучшим решением для нас.

Мы постарались зашить в приложение все HR-процессы и даже некоторые бизнес-процессы компании. Например, оценка корпоративных и личностных компетенций помогает получить грейд сотрудника, который потом утверждается руководителем и согласуется с HR-директором.

Для компаний уровня до 500 человек иметь такой инструмент очень удобно, на мой взгляд. У крупных компаний, как правило, большая региональная сеть. И в филиалах подобные системы помогли бы ускорить коммуникацию.

Корпоративный бот-помощник в КРОК

Onboarding — бот-помощник и квест для новичка, чтобы заработать немного корпоративной валюты. В КРОК автоматизировали общекорпоративные процессы — от поиска контактов коллег до оформления командировки.

Полина Хабарова, заместитель генерального директора по работе с персоналом компании КРОК

В 2017 году мы запустили несколько новых решений, которые помогли цифровизировать ключевые HR-процессы с минимальными затратами ресурсов проектной команды. Экономии и скорости удалось достичь за счет использования BPM-платформы на базе Comindware.

Мы отдали ботам практически все повторяющиеся общекорпоративные процессы, в которых участвуют сотрудники нашей компании — ежедневно бот КРОК помогает найти контакты коллег, ближайшие маршрутки до офиса, пароль от гостевого wi-fi, меню столовой, заказывает пропуски гостям, оформляет командировки, бронирует переговорки и разблокирует учетные записи сотрудников.

Наше ноу-хау — программа Onboarding`а. Бот-помощник быстро погружает новичков в атмосферу компании, дает возможность узнать глубже бизнес-процессы и познакомиться с коллегами. Механизм работает по принципу квеста, после успешного выполнения заданий начисляются бобрики — наша корпоративная валюта, на которую можно приобрести что-то из виртуального магазина КРОК.

Также мы постоянно развиваем наши технологии в обучении. Платформа дистанционного обучения КРОК работает из облака, синхронизируется с внешними электронными курсами и вебинарами, в том числе с Coursera, доступна с любых мобильных и стационарных устройств. Помимо стандартных курсов мы добавили популярный формат микрообучения онлайн, причем не только по профессиональным вопросам, но и на тему lifestyle или softskills: сотрудник может выбрать различные курсы в рамках собственных интересов и проходить обучение, не отрываясь от основных рабочих задач.

Кстати, у клиентов КРОК есть возможность арендовать LMS-платформу из облака для проведения обучения у себя с использованием собственного контента на любой срок. Хотя мы также предлагаем полное сопровождение образовательного процесса ваших сотрудников.

Виртуальная академия в МТС

Виртуальная академия — платформа онлайн-обучения для сотрудников МТС. Дистанционные и очные элементы учебы, проверочные тесты и фан-контент.

Оксана Кухарчук, директор департамента «Корпоративный университет», МТС

Виртуальная академия — это среда для обучения сотрудников, которая включает как само обучение, так и вопросы его организации. Здесь доступно дистанционное обучение и запись на очные занятия — внешние или внутренние. В компании работает 75 тысяч человек, поэтому такие возможности для учебы необходимы. Мы нашли подходящую систему и в течение года ее оттачивали, адаптировали под свои процессы. В 2015 году в День студента она запустилась. С этих пор мы ее активно улучшаем.

На очном обучении проверка знаний происходит непосредственно в классе. В смешанном или дистанционном обучении это взаимодействие с тренером или проверка на базе Виртуальной академии — тесты, олимпиады. Дистанционный формат внедряется, чтобы сделать обучение более интерактивным и доступным. Чтобы компании в регионах имели доступ к лучшим спикерам и качество обучения при этом оставалось высоким.

Обучение — это не только само проведение класса. Но еще и большая подготовительная работа, проведение тренинга, после — отчетность и другие обязанности. Какие-то задачи может делать машина, а тренер сконцентрируется на том, чтобы разрабатывать методологию тренингов, искать материалы и подготавливать новые задания. В условиях ограниченности ресурсов время тренеров лучше потратить на их профильную работу, чем на сопровождающие процессы. Поэтому нам было важно максимально автоматизировать их.

Во время внедрения Виртуальной академии мы большой упор делали на маркетинг. Нужно было не просто внедрить систему, запустить и ждать результатов. Очень важно правильно вовлекать сотрудников. У нас была серьезная стратегия для популяризации академии. Мы разработали собственного героя — умная сова. Сейчас этот персонаж присутствует во всех курсах, а в главной заставке — сова забавно моргает. И когда мне звонят из регионов, то говорят «наша сова». У нее уже появились нежные прозвища — «моргунчик», например.

В прошлом году у нас прошла модульная учебная программа для директоров филиалов. Мы обучали в онлайн-формате стратегии, финансам, маркетингу, продажам, специфичным телеком-отчетам, а потом на очных занятиях решали кейсы и разбирали реальные бизнес-задачи регионов. По итогам программы участники проходили бизнес-кейс в Виртуальной академии, который включал в себя тестирование по пройденному материалу, решение кейсов и построение отчетов. Все это было реализовано на базе Виртуальной академии и проверялось автоматически.

Если сотрудник вышел в Виртуальную академию ради какой-то фан-активности, а потом увидел для себя еще что-то полезное — он начинает дальше заниматься. Так, во внутренние рассылки мы интегрируем контент из Виртуальной академии. Например, тест «Насколько ты «цифровой» человек». Вроде бы человек заходит ради развлечения, но все находится на базе академии, и что-то другое привлекает его, он начинает учиться.

Виртуальная академия показывает хороший результат. У нас вырос охват обучения, прохождения необязательных программ. Значит, сотрудники действительно находят для себя интересный контент.

Карта коммуникаций в КРОК

Карта коммуникаций — данные о связях между отделами. Анализ связей позволил передать часть процессов роботам.

Полина Хабарова, HR-директор, КРОК

Автоматизация — уже уходящий тренд. Сегодня мы переводим процессы на новый уровень — мы их оцифровываем. В том числе и коммуникации.

В 2015 году во время подготовки к новогоднему празднику, концепция которого звучала как It Is Art, одна из команд сотрудников КРОК придумала и визуализировала решение под названием «Карта коммуникаций». Этот инструмент позволяет анализировать количество коммуникаций между отдельными командами и сотрудниками в компании. Аналитику сейчас мы используем в процессе мониторинга, она дает возможность увидеть всю картину внутренних коммуникаций по проектам. Важно отметить, что мы исследуем именно частоту коммуникаций, а не их содержание.

Последний хайповый проект по роботизации процессов тоже сложился на стыке ИТ и HR — у коллег из ИТ-команды появилось новое решение, которое они предложили протестировать на HR-задачах. После совместной сессии по дизайн-мышлению мы выписали все процессы, которые возможно было бы улучшить с помощью новой технологии. Уже через неделю шесть процессов было передано роботам, что позволило существенно разгрузить коллег.

В целом тренд коллаборации и партнерства заслуживает отдельного внимания. Обратите внимание, все великие открытия последних лет совершили команды и группы людей, а не отдельные личности, а самые прорывные решения появлялись на стыке нескольких направлений.

Вакансии дня

Комментарии